ПОЛОЖЕННЯ ПРО ВІДДІЛ

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ кадрової, юридичної роботи, діловодства, контролю та надання послуг трудового архіву Високопільської селищної ради

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

          1. Відділ кадрової, юридичної роботи, діловодства, контролю та надання послуг трудового архіву Високопільської селищної ради (далі – відділ) є структурним підрозділом апарату Високопільської селищної ради.

2. Відділ утворюється Високопільською селищною радою (далі – селищна рада), підзвітний і підконтрольний селищній раді, підпорядкований селищному голові, працює у взаємодії із заступниками селищного голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету селищної ради, секретарем ради. 

3. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про запобігання і корупції» та іншими законами України, указами Президента України і постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, міжнародними договорами України, цим Положенням та іншими нормативно – правовими актами.

4. Робота відділу планується у відповідності до плану роботи селищної ради на відповідний період.

5. Посадові інструкції працівників відділу розробляє начальник відділу та затверджує селищний голова.

6. Відділ очолює начальник відділу, який призначається на посаду  та звільняється з посади селищним головою з додержанням вимог Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

ІІ. ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ

1. Основними завданнями відділу є:

1) організація кадрової роботи, документальне оформлення проходження служби в органах місцевого самоврядування та трудових відносин;

2) організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне дотримання та запобігання невиконанню вимог законодавства, інших нормативних актів;

3) представництво інтересів селищної ради, її виконавчих органів в судах та інших органах під час розгляду правових питань і спорів;

4) документаційне забезпечення діяльності керівництва та апарату селищної ради, ведення  діловодства, здійснення контролю за строками проходження і виконання документів, надання методичної і практичної допомоги з цих питань апарату селищної ради та її виконавчим органам;

5) забезпечення тимчасового зберігання архівних документів трудового архіву, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться;

6) додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

Відділ  відповідно до покладених на нього завдань з питань кадрової роботи: 

1) забезпечує реалізацію державної політики з питань кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування;

2) визначає щорічну та перспективну потребу в кадрах, формує замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації посадових осіб та керівників підпорядкованих закладів, підприємств та установ;

3) веде встановлену звітно-облікову документацію, готує державну статистичну звітність з кадрових питань, аналізує якісний склад посадових осіб місцевого самоврядування, апарату селищної ради, а також керівників підпорядкованих закладів, підприємств та установ;

4) проводить роботу з резервом кадрів апарату селищної ради, а також здійснює організаційне забезпечення формування кадрового резерву;

5) вносить пропозиції голові щодо зарахування до кадрового резерву посадових осіб при плануванні періодичного переміщення по службі;

6) вивчає разом з іншими виконавчими органами особисті, професійні, ділові якості осіб, які претендують на зайняття посад в апараті, попереджає їх про встановлені законодавством обмеження, пов’язані з прийняттям та проходженням служби в органах місцевого самоврядування, ознайомлює із Загальними правилами етичної поведінки посадової особи, контролює добір і розстановку кадрів в апараті селищної ради;

7) приймає від претендентів на посади посадових осіб місцевого самоврядування відповідні документи та подає їх на розгляд конкурсної комісії, здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування;

8) спільно з виконавчими органами, які мають статус юридичної особи та не утворили власну конкурсну комісію організовує проведення конкурсного відбору на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування;

9) проводить спеціальну перевірку, перевірку достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частиною третьою і четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади», готує довідки за результатами цих перевірок;  

10) розглядає та вносить на розгляд голові пропозиції щодо проведення стажування кадрів на посади, готує разом з відповідними виконавчими органами документи для організації стажування, здійснює контроль за його проведенням;

11) готує проекти розпоряджень селищного голови, проекти рішень сесій селищної ради про призначення на посади та звільнення з посад посадових осіб місцевого самоврядування та керівників підпорядкованих закладів, підприємств та установ;

12) оформляє документи про прийняття Присяги посадової особи місцевого самоврядування та присвоєння рангів посадовим особам, вносить про це записи до трудових книжок;

13) обчислює стаж роботи та служби в органах місцевого самоврядування, здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості, складає графіки щорічних відпусток працівників селищної ради;

14) готує документи для заохочення та нагородження працівників селищної ради, підпорядкованих закладів, підприємств та установ, веде відповідний облік;

15) у межах своєї компетенції здійснює заходи щодо забезпечення трудової дисципліни, оформляє документи, пов’язані з проведенням службового розслідування та застосуванням заходів дисциплінарного впливу;

16) здійснює роботу, пов’язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ (особових карток) працівників;

17) оформляє і видає довідки з місця роботи працівникам;

18) готує документи для відрядження працівників у межах України та за кордон;

19) у межах своєї компетенції бере участь у розробленні структури апарату селищної ради, посадових інструкцій працівників;

20) здійснює організаційне забезпечення і бере участь у роботі атестаційної комісії та організовує проведення щорічної оцінки виконання посадовими особами покладених на них завдань і обов’язків;

21) забезпечує підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів;

22) разом з іншими структурними підрозділами здійснює контроль за дотриманням законодавства з питань кадрової роботи;

23) проводить разом з іншими підрозділами роботу щодо укладення, продовження терміну дії, розірвання контрактів з керівниками підпорядкованих закладів, підприємств та установ;

24) розглядає пропозиції, заяви, скарги громадян, надає роз’яснення, веде прийом громадян з питань, що належать до компетенції кадрової служби;

25) розробляє проекти нормативно-правових актів, що стосується кадрових питань;

26) проводить іншу роботу, пов’язану із застосуванням законодавства про працю та службу в органах місцевого самоврядування;

27) виконує інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань з питань юридичної роботи:

1) забезпечує правильне застосування законодавства селищною радою та її виконавчими органами, інформує керівництво ради про необхідність вжиття заходів до скасування актів, прийнятих з порушенням законодавства;

2) узагальнює практику застосування законодавства у відповідній галузі, готує пропозиції щодо його удосконалення, подає їх на розгляд керівництву ради для вирішення питання стосовно необхідності підготовки проекту нормативного документа та подання його в установленому порядку в орган, уповноважений приймати такі акти;

3) бере участь у підготовці проектів нормативних документів, господарських договорів (угод, контрактів), розглядає проекти нормативних документів, які надійшли для погодження, готує проекти письмових висновків чи зауважень до них;

4) перевіряє відповідність законодавству проектів нормативних документів, що подаються на підпис керівництву, погоджує (візує) їх за наявності віз керівників відповідальних структурних підрозділів або осіб, які їх заміщують. У разі невідповідності проекту нормативного документу законодавству та якщо внесені у нього відділом зауваження не враховано, відділ, не візуючи проект, подає письмовий висновок з пропозиціями щодо законного вирішення відповідного питання для прийняття остаточного рішення уповноваженим органом;

5) проводить разом з іншими структурними підрозділами селищної ради роботу по перегляду відомчих нормативних документів з метою приведення їх у відповідність із законодавством, готує пропозиції щодо внесення до них змін і доповнень чи визнання їх такими, що втратили чинність;

6) проводить з використанням сучасних технічних засобів інформаційно-довідкову роботу із законодавства, оперативно доводить до виконавчих органів ради інформацію про зміни в нормативних актах в межах компетенції відділу та готує керівництву ради довідкові матеріали із законодавства, дає працівникам структурних підрозділів ради консультації з правових питань; 

7) бере участь у застосуванні заходів правового впливу у разі невиконання/неналежного виконання договірних зобов’язань, забезпеченні захисту майнових прав;

8) спільно з відповідними структурними підрозділами ради сприяє своєчасному вжиттю заходів відповідно до рішень, постанов, ухвал, окремих ухвал суду, арбітражного суду, відповідними документами правоохоронних і контролюючих органів;

9) бере участь у розгляді матеріалів за наслідками перевірок, ревізій, інвентаризацій, дає правові висновки за фактами виявлених правопорушень;

10) готує позови до суду про визнання незаконними актів державних органів, інших органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, які обмежують права територіальної громади, повноваження селищної ради та її посадових осіб;

11) представляє в установленому законодавством порядку інтереси ради та її виконавчих органів в судах та інших органах під час розгляду правових питань і спорів; 

12) бере участь в організації і проведенні семінарів, інших форм навчань з правових питань з працівниками структурних підрозділів ради, у підвищенні правових знань; 

13) надає юридичні консультації депутатам, постійним комісіям селищної ради у здійсненні ними своїх повноважень, забезпечує їх необхідними нормативно-правовими актами за потреби та в межах своєї компетенції;

14) бере участь в роботі комісій з розгляду ними галузевих питань;

15) сприяє забезпеченню правильного застосування селищною радою нормативно-правових актів та інших документів, подає селищному голові пропозиції щодо вирішення правових питань, пов'язаних з діяльністю селищної ради;
         16) розробляє та бере участь у розробленні проектів актів та інших документів з питань діяльності селищної ради відповідно до компетенції відділу;
         17) організовує претензійну та позовну роботу, проводить аналіз її результатів;
         18) подає селищному голові пропозиції щодо удосконалення правового забезпечення діяльності виконавчого комітету Високопільської селищної ради. 

Відділ відповідно до покладених на нього завдань з питань діловодства, контролю та архівної справи:

1) здійснює організацію ведення діловодства;

2) здійснює експертизу внутрішньої документації щодо їх відповідності до Інструкції з діловодства;

3) приймає, реєструє, здійснює попередній розгляд, передає згідно з розподілом обов’язків на розгляд керівництву селищної ради  вхідну кореспонденцію; 

4) передає виконавцям для виконання, розмножує, розсилає вхідну і вихідну кореспонденцію, розпорядження селищного голови, інші документи;

5) забезпечує оприлюднення на офіційному сайті селищної ради рішень виконавчого комітету та сесій селищної ради, розпоряджень селищного голови та інших нормативних та інформаційних документів;

6) забезпечує здійснення контролю за строками проходження і виконання документів;

7) за дорученням селищного голови перевіряє у виконавчих органах селищної ради стан організації діловодства та контролю за проходженням і виконанням документів, вивчає діловодство цих органів, надає їм необхідну допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами;

8) здійснює контроль за правильністю користування документами в апараті селищної ради, готує довідки, доповідні записки, зведення, звіти, інформації з питань роботи з документами, періодично інформує керівництво селищної ради з цих питань;

9) сприяє набуттю знань і навиків з питань роботи з документами працівниками селищної ради;

10) складає номенклатуру справ селищної ради, забезпечує здійснення контролю за правильністю формування, оформлення і зберігання у відділах справ, приймання документів відділів на зберігання до поточного архіву селищної ради;

11) складає Інструкцію з діловодства у селищній раді, контролює її дотримання в апараті та виконавчих органах селищної ради;

12) організовує роботу поточного архіву селищної ради, забезпечує проведення експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі для передачі на державне зберігання, готує і зберігає документи в поточному архіві селищної ради;

13) опрацьовує звернення громадян та надає їх для розгляду керівництву селищної ради, організовує доведення звернень громадян до виконавців, забезпечує контроль за термінами виконання звернень.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань з питань надання послуг трудового архіву:

1) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ;

2) здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;

3) здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;

4) веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за науково-технічним опрацюванням, забезпеченням збереженості архівних документів;

5) здійснює моніторинг збереження та науково-технічного опрацювання документів з кадрових питань (особового складу) на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності;

6) забезпечує зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на відповідній території, відповідно до умов та строків зберігання, визначених Міністерством юстиції;

7) здійснює на підставі договору з юридичною особою, фізичною особою - підприємцем науково-технічне опрацювання документів, що підлягають подальшому зберіганню;

8) проводить експертизу цінності архівних документів, строки зберігання яких закінчилися, що зберігаються в архіві, подає на розгляд експертній комісії архівного відділу відповідної районної державної адміністрації акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

9) веде облік документів, що зберігаються у відділі, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;

10) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;

11) здійснює впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення, вдосконалення та поповнення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються;

12) організовує користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях;

13) інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів;

14) проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до відділу, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян;

15) видає архівні довідки, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;

16) забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;

17) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

У відділі зберігаються:

1) документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб - підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на цій території;

2) виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства;

3) документи з кадрових питань (з особового складу) тимчасового строку зберігання, передані на депоноване зберігання на договірних засадах діючими юридичними особами незалежно від форми власності, підпорядкування, що розташовані на відповідній території, якщо інше не передбачено чинним законодавством;

4) довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.

III. ВІДДІЛ МАЄ ПРАВО

Відділ  відповідно до покладених на нього завдань з питань кадрової роботи: 

1) перевіряти і контролювати дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, вимог законодавства про працю та службу в органах місцевого самоврядування: відділах, секторах селищної ради;

2) одержувати в установленому порядку від посадових осіб документи, необхідні для виконання покладених на відділ функцій;

3) брати участь у нарадах та інших заходах з питань кадрової роботи, скликати наради з питань що належать до компетенції відділу;

 4) вносити селищному голові пропозиції з питань удосконалення кадрової роботи, підвищення ефективності служби в органах місцевого самоврядування;

 5) вимагати від структурних підрозділів селищної ради чіткого дотримання чинного законодавства з питань кадрової роботи, регламенту роботи селищної ради.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань з питань юридичної роботи:

1) перевіряти додержання законності в структурних підрозділах виконавчих органів ради;

2) одержувати у встановленому порядку від посадових осіб виконавчих органів документи, довідки, розрахунки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань;

3) інформувати селищного голову у разі покладення на відділ виконання роботи, що не належить до його функцій чи виходить за її межі, а також у випадках, коли відповідні підрозділи або посадові особи не надають документи, інші матеріали, необхідні для вирішення порушених питань;

4) залучати, за згодою керівників структурних підрозділів виконавчих органів селищної ради, відповідних спеціалістів для підготовки проектів нормативних актів та інших документів, а також для розробки і здійснення заходів, які проводяться відділом відповідно до покладених на нього обов’язків;

5) брати участь у засіданнях дорадчих і колегіальних органів, нарадах, які проводяться у виконавчому органі ради, у разі розгляду на них питань щодо практики застосування законодавства;

6) пропозиції відділу щодо приведення у відповідність із законодавством проектів рішень, розпоряджень, наказів, інших актів, що суперечать закону, є обов’язковими для розгляду селищним головою;

7) у разі виявлення невідповідності проекту документа актам законодавства, відділ готує зауваження до такого проекту та повертає його на доопрацювання розробникові з відповідними пропозиціями. У разі, коли недоліки проекту документа не можуть бути усунені шляхом доопрацювання, відділ готує юридичний висновок;

8) покладення на працівників відділу обов’язків, не передбачених цим Положенням і які не стосуються правової роботи, не допускається.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань з питань діловодства, контролю та архівної справи:

1) надавати  на розгляд селищній раді, виконавчому комітету селищної ради, селищному голові пропозиції, проекти рішень та розпоряджень з питань діловодства та контролю;

2) проводити інструктування, консультації, надавати методичні рекомендації з питань діловодства та контролю структурним підрозділам селищної ради, комунальним підприємствам селищної ради;

3) одержувати  необхідну інформацію , а в разі потреби – відповідні документи від структурних підрозділів селищної ради;

4) одержувати від  структурних підрозділів селищної ради пояснення з питань, що виникають під час  перевірок виконання документів, та стану роботи з реагування на запити і звернення;

5) вносити пропозиції  щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання документів та реагування на запити і звернення;

6) повертати на доопрацювання структурним підрозділам проекти рішень, розпоряджень та інші документи, які подані з порушенням вимог регламенту  Високопільської селищної ради та інструкції з діловодства Високопільської селищної ради.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань з питань надання послуг трудового архіву:

1) одержувати від ліквідаторів відомості про кількість, склад і стан науково-технічного опрацювання документів;

2) надавати методичну допомогу ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції відділу;

3) укладати договори, угоди з юридичними особами та фізичними особами - підприємцями, що не суперечать чинному законодавству, а також цьому Положенню;

5) приймати на депоноване зберігання документи від діючих юридичних осіб;

6) брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них документів, поданих відділом;

7) брати участь у нарадах, які проводять районна державна адміністрація, орган місцевого самоврядування, ліквідаційна комісія (ліквідатор), державний архів області, архівний відділ районної державної адміністрації, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

ІV. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ (СЛУЖБОВІ ЗВ’ЯЗКИ)

За характером діяльності відділ взаємодіє з:

1) апаратом та виконавчими органами селищної ради;

2) підпорядкованими підприємствами, установами та закладами з питань, що входять до компетенції роботи відділу.

V. СТРУКТУРА ТА УПРАВЛІННЯ ВІДДІЛОМ

1. Відділ очолює начальник відділу, який призначається на посаду селищним головою на конкурсній основі, чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.

2. Начальник відділу:

1) забезпечує виконання покладених на відділ завдань;

2) здійснює керівництво відділом, розподіляє обов’язки між працівниками, очолює та контролює їх роботу;

3) надає пропозиції, селищному голові щодо прийняття на роботу, переведення, звільнення працівників відділу, їх заохочення, або притягнення до відповідальності згідно із діючим законодавством.

3. Начальник відділу повинен знати:

1) Конституцію України, нормативні акти, що стосуються служби в органах місцевого самоврядування, акти Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інші нормативно – правові акти, що регулюють організацію, методику ведення кадрової роботи в органах місцевого самоврядування;

 2) практику застосування законодавства з питань, що належать до компетенції відділу;

3) порядок оформлення, прийняття, переведення та звільнення працівників, порядок ведення обліку та зберігання їх особистих справ та трудових книжок;

4) правила етичної поведінки та ділового етикету.

4. Кваліфікаційні вимоги: начальник відділу повинен володіти державною мовою, мати вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста. Стаж роботи в органах місцевого самоврядування чи на державній службі, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності не менше 2 років.

5. Працівники відділу призначаються на посади та звільняються з посади селищним головою в установленому законодавством порядку.

6. Обов’язки працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються селищним головою за поданням начальника.

7. Робота відділу ведеться згідно з планом, який складається на основі плану роботи селищної ради та її виконавчого комітету, доручень керівництва, функцій відділу.

8. Відділ взаємодіє з іншими структурними підрозділами селищної рад, використовує у своїй роботі статистичну та оперативну інформацію, яка підготовлена ними.

9. Діловодство ведеться згідно з номенклатурою справ.

VІ. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

1. Відділ несе відповідальність за неякісне або несвоєчасне виконання завдань, покладених на нього, бездіяльність або невикористання наданих йому прав.

2. За порушення трудової та виконавчої дисципліни працівників відділу притягуються до відповідальності згідно з чинним законодавством.

VІІ. ФІНАНСОВЕ ТА МАТЕРІАЛЬНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

1. Відділ утримується за рахунок коштів селищного бюджету.

Секретар селищної  ради                                                           Вікторія КОПЕРКО